Rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem – trzy rodzaje kosztów

Rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem – trzy rodzaje kosztówOdpowiednie rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem, nie polega tylko na skutecznym przerzuceniu wszystkich kosztów na lokatorów naszej nieruchomości. Ważne jest również, aby we właściwy sposób rozwiązać związane z tym kwestie formalne oraz zapewnić sobie stałą kontrolę nad bieżącą sytuacją.

To, jaki sposób rozliczeń z najemcami wybierzemy, będzie wpływało nie tylko na ilość ewentualnych problematycznych sytuacji, ale również na nasze zobowiązania podatkowe. Odpowiednie zapisy w umowie oraz bieżące monitorowanie sytuacji, to klucz do skutecznych i bezproblemowych rozliczeń. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób powinniśmy do tego podejść, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo i spokój.

Jeżeli chcesz przeanalizować dokładnie nasz wzór umowy najmu, aby wiedzieć w jaki sposób zabezpieczyć swoje rozliczenia z najemcami, zapraszamy do artykułu: Umowa najmu mieszkania – omówienie oraz wzór dokumentu.

Rodzaje kosztów

Podczas wynajmowania nieruchomości mamy do czynienia z trzema głównymi rodzajami kosztów, którymi bezpośrednio lub pośrednio obciążamy najemcę. Do kosztów tych należą:

  • czynsz – czyli wynagrodzenie z tytułu najmu
  • opłaty eksploatacyjne – czyli środki, które trafiają do administracji budynku
  • opłaty licznikowe – czyli koszty związane z zużyciem mediów

CZYNSZ – czyli nasze wynagrodzenie, to kwota ustalona w drodze negocjacji i zapisana na sztywno w umowie najmu. Oczywiście może ona ulec waloryzacji, jeżeli zawrzemy odpowiedni zapis w umowie. Możemy również próbować go podwyższyć gdy będziemy przedłużać z najemcą wynajem wcześniej zawarty na czas określony.

OPŁATY EKSPLOATACYJNE – czyli koszty, które trafiają do administracji budynku, składają się z reguły z:

  • kosztów utrzymania części wspólnej budynku oraz posesji
  • kosztów wywozu nieczystości (w wysokości zależnej od zadeklarowanej liczby lokatorów)
  • zaliczki na zużycie ciepłej i zimnej wody oraz koszt odprowadzania ścieków (w wysokości zależnej od wcześniejszego zużycia, możliwe są też indywidualne ustalenia z administratorem budynku)
  • zaliczki na centralne ogrzewanie (w wysokości zależnej od wcześniejszego zużycia, możliwe są też indywidualne ustalenia z administratorem budynku)
  • funduszu remontowego

Oczywiście w niektórych przypadkach będzie to wyglądało nieco inaczej. Często zdarza się na przykład, że opłaty za centralne ogrzewanie administracja pobiera w formie ryczałtu, a nie rzeczywistego zużycia przez każdy oddzielny lokal.

OPŁATY LICZNIKOWE – czyli ostatni element naszych rozliczeń, to koszty zużycia mediów takich jak energia elektryczna oraz gaz. W obydwu przypadkach opłaty te oparte są na półrocznych prognozach zużycia, z wyrównaniem na koniec okresu. Prognozy te również możemy ustalić samemu, po porozumieniu z dostawcą.

Ograniczenie prawne

Rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem jest obciążone pewnymi obostrzeniami prawnymi. Podstawowym ograniczeniem, jakie nakłada na nas ustawa o ochronie praw lokatorów, jest niemożność przerzucenia na najemcę w sposób bezpośredni opłat eksploatacyjnych, czyli kwoty trafiającej co miesiąc do zarządcy budynku. Koszt ten powinniśmy doliczyć do wysokości czynszu, jaki chcemy uzyskać od naszych lokatorów. Opłaty te jednak musimy regulować samemu.

Rodzaje kosztów jakimi możemy w sposób bezpośredni obciążyć najemców, to:

  • opłaty za energię (elektryczną oraz cieplną)
  • opłaty za gaz
  • opłaty za dostawy wody oraz odprowadzanie ścieków
  • odbiór odpadów (wywóz śmieci)

Jako wynajmujący nie możemy obciążyć najemcy innymi opłatami niż czynsz oraz te wykazane powyżej.

W jaki sposób rozwiązać ten problem? Wystarczy w pewien sposób rozbić opłaty odprowadzane do administratora nieruchomości. Nie możemy obciążyć lokatorów kosztami utrzymania części wspólnych budynku czy funduszem remontowym, ale za to możemy rozliczać ich z zużycia wody, mimo iż zaliczka wpłacana na jej zużycie jest częścią naszych opłat eksploatacyjnych. Ważne aby rozdzielić wszystkie koszty, które będzie ponosił nasz najemca na część czynszową, z zawartymi już opłatami pośrednimi, oraz na część opłat licznikowych, które będzie uiszczał w stosunku do własnego zużycia.

Zapisy w umowie

Prawidłowe rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem, zależy przede wszystkim od prawidłowo skonstruowanej umowy najmu. Pierwszą kwestią, na jakiej powinnismy się skupić, jest odpowiedni zapis, który jasno oddzieli nasze wynagrodzenie (czyli rzeczywisty czynsz najmu) od pozostałych opłat. Jest to szczególnie ważne dla osób rozliczających się z podatku przy użyciu ryczałtu. Jeżeli w umowie wyraźnie zaznaczymy co dokładnie jest naszym przychodem, to tylko od tej kwoty będziemy zobowiązani uiścić opłatę do Urzędu Skarbowego.

Jeśli rozliczamy się z podatku na zasadach ogólnych nie mamy tego problemu, ale mimo wszystko i tak powinnismy stosować się do powyższej zasady. Nasza umowa najmu, zamiast konkretnej kwoty za wynajem całego mieszkania, powinna oddzielnie zawierać zapis o naszym wynagrodzeniu, a oddzielnie o dodatkowych kosztach ponoszonych przez lokatorów. Opłaty eksploatacyjne muszą już być zawarte w wysokości czynszu, natomiast opłaty licznikowe powinny być dodatkowym kosztem, który jest zobowiązany uiszczać najemca. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniemy wielu możliwych nieporozumień.

Załóżmy, że zarząd wspólnoty naszego osiedla przyjmie uchwałę o podwyższeniu wysokości wydatków na utrzymanie części wspólnych budynku. Koszty te wpłyną na nasz dochód uzyskiwany z wynajmu, o ile nie podniesiemy naszym najemcom czynszu. Jednakże w przypadku, gdy z jakichś powodów wrośnie koszt odprowadzania ścieków, lub rzeczywiste zużycie wody w lokalu przekroczy próg określony w prognozie, te dodatkowe opłaty będą dotyczyć tylko i wyłącznie naszego lokatora. Odpowiednie rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem zagwarantuje nam, że nie będziemy musieli się tym w ogóle przejmować.

Wszystko pod kontrolą

Mimo, iż zawrzemy w umowie zapis mówiący o tym, że koszty związane z zużyciem mediów obciążają najemców, nie jest powiedziane, że mamy to zostawić na ich barkach bez żadnej kontroli. Najlepszym rozwiązaniem jest pobieranie od lokatorów zaliczek na wyżej wspomniane opłaty. Wraz z czynszem za mieszkanie, na początku każdego miesiąca, najemcy przelewają nam odpowiednią kwotę, a my samodzielne regulujemy rachunki. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziemy mieć stałą kontrolę nad tym, czy wszystko opłacane jest na czas i nie powstają żadne zaległości.

Alternatywą są płatności z dołu, czyli naliczane już po danym miesiącu najmu. W takim przypadku, wyliczamy co miesiąc koszty zużycia mediów przez naszych lokatorów i wystawiamy im rachunek do zapłaty z kolejnym czynszem za mieszkanie. Istnieją dwie negatywne strony tego rozwiązania. Po pierwsze, otrzymujemy zapłatę za zużycie mediów z miesięcznym opóźnieniem. Po drugie, musimy co miesiąc kontrolować stan liczników w mieszkaniu.

W przypadku zaliczek taka kontrola może odbywać się nawet raz na pół roku, lub poprzez dostawców mediów. Natomiast ewentualne niedopłaty zawsze możemy doliczyć do któregoś czynszu.

Rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem poprzez przepisanie umów z dostawcami mediów na najemcę, jest rozwiązaniem zdecydowanie najgorszym z możliwych. Brak jakiejkolwiek kontroli nad tym co się dzieje w naszej nieruchomości może być przyczyną bardzo poważnych problemów. Z jednej strony, pozbędziemy się w ten sposób odpowiedzialności za ewentualne zaległości w płatnościach. Jednakże z drugiej strony, w przypadku odłączenia dostaw energii z powodu niepłacenia rachunków, to my będziemy musieli pokryć koszty ponownego podłączenia do sieci.

Internet i kablówka

Pozostała nam jeszcze do omówienia kwestia opłat za stałe łącze internetowe i telewizję kablową. Nie poruszaliśmy tej sprawy do tej pory, ponieważ umowy z dostawcami usług tego typu są przypisywane do konkretnej osoby, a nie nieruchomości. Oznacza to, że najemca przenosząc się z jednego mieszkania do drugiego, nie rozwiązuje swojej prywatnej umowy z dostawcą internetu czy kablówki. Przenosi tylko wyżej wymienione usługi na nowy adres, a nas, jako właścicieli mieszkania, ta sprawa właściwie nie dotyczy.

Odpowiednie rozliczanie opłat za mieszkanie na wynajem jest ważnym elementem utrzymania pozytywnych relacji z najemcami. Nie zawsze jednak wszystko w tej kwestii przebiega tak jakbyśmy sobie tego życzyli. Właśnie w tych sytuacjach pomoże nam kaucja, o której więcej można dowiedzieć się z artykułu: Kaucja za wynajem mieszkania – zabezpieczenie roszczeń właściciela.

Dziękujemy za zapoznanie się z naszym tekstem. Jeżeli masz jakiekolwiek uwagi bądź pytania dotyczące tematu poruszanego w niniejszym artykule, prosimy o umieszczenie ich w komentarzu poniżej. Nie zapomnij również zapisać się na nasz newsletter oraz polubić fanpage na Facebook-u.

Komentarze

Zostaw komentarz