Kaucja za wynajem mieszkania – zabezpieczenie roszczeń właściciela

Kaucja za wynajem mieszkania – zabezpieczenie roszczeń właścicielaKaucja za wynajem mieszkania pobierana przez właściciela nieruchomości w dzisiejszych czasach już na szczęście jest normą. Prawdopodobnie częściej na rynku spotkamy wynajmującego, który ma zbyt wygórowane oczekiwania i żąda jakiejś niebotycznej kwoty na poczet zabezpieczenia, niż takiego, który odpuści tą kwestię zupełnie. Jednakże często zdarza się, że kaucja wykorzystywana jest w sposób nie do końca zgodny z jej przeznaczeniem, a czasem nawet z nim sprzeczny. Wielu uczestników rynku najmu, zarówno po stronie najemców jak i wynajmujących, zapomina o czysto gwarancyjnej funkcji kaucji i wykorzystuje ją w innych celach.

W niniejszym artykule postaramy się przedstawić czym tak naprawdę jest kaucja oraz omówić w jaki sposób powinno się z niej korzystać, aby nie narobić sobie niepotrzebnych problemów.

Funkcja gwarancyjna kaucji

Zadaniem kaucji jest zabezpieczenie roszczeń wynajmującego w przypadku niewywiązywania się najemcy z postanowień zawartej umowy najmu. Oznacza to, że pobrana kwota może być wykorzystana do pokrycia strat wynikłych z niedbałego podejścia najemcy do realizacji tejże umowy. Straty właściciela nieruchomości mogą wynikać, po pierwsze, z powstałych z winy lokatora uszkodzeń w lokalu, a po drugie, z nieopłacenia przez niego: rachunków za media, opłat eksploatacyjnych lub czynszu najmu. W obydwu tych przypadkach warunki umowy nie zostały dotrzymane, ponieważ druga strona zobowiązywała się zwrócić lokal w stanie niepogorszonym i regulować wyżej wymienione opłaty.

W takich sytuacjach, wynajmujący ma prawo (a nawet obowiązek, żeby nauczyć najemców zasad odpowiedzialności oraz dobrego wychowania) pobrać odpowiednią rekompensatę z zainkasowanej wcześniej kwoty gwarancyjnej.

Warunek zawieszający zawarcie umowy

Jak głosi ustawa o ochronie praw lokatorów, zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji. Do czego jednak jest to potrzebne wynajmującemu?

W momencie podpisywania umowy najmu z przyszłymi lokatorami, dobrze jest posiadać jakieś zabezpieczenie, aby mieć gwarancję, że jej warunki na pewno zostaną zrealizowane (np. gdy podpisanie umowy następuje dwa tygodnie przed terminem przekazania lokalu). Kaucja za wynajem mieszkania pobrana w formie gotówki, mogłaby wiązać się z koniecznością posiadania kasy fiskalnej. Taka sytuacja miałaby miejsce, jeżeli później wykorzystalibyśmy ją jako rekompensatę za nieopłacony czynsz. Zapobiegawczo należy więc przyjąć, że takie rozwiązanie odpada. Najlepszym wyjściem jest umieszczenie w umowie zapisu:

Niniejsza umowa zostaje zawarta pod warunkiem zawieszającym dokonania przez Najemcę, w terminie 2 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, wpłaty na rzecz Wynajmującego kaucji.

Taki zapis rozwiązuje problem. Jeżeli pieniądze nie wpłyną na konto, to dokument staje się nieważny i możesz wracać do dalszych poszukiwań odpowiednich lokatorów. Jeżeli pieniądze wpłyną, to nowi lokatorzy właśnie zostali znalezieni.

Wysokość kaucji

Według ustawy, kaucja za wynajem mieszkania nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu najmu. Oczywiście w realnych transakcjach rzadko zdarza się, aby jej wysokość przekroczyła dwukrotność tej kwoty. Optymalnym rozwiązaniem jest pobranie środków w wysokości jakichś 110-120% sumy opłat z tytułu umowy najmu. Pobranie kwoty ciut wyższej niż czynsz najmu, oprócz lepszej gwarancji finansowej niż standardowe 100%, jest bodźcem, który wybije z głowy najemcy myśl o pokryciu opłaty za ostatni miesiąc użytkowania mieszkania pieniędzmi pobranymi na poczet kaucji.

Rozliczenie oraz zwrot kwoty gwarancyjnej

Nawiązując do ostatniego zdania poprzedniego akapitu, najważniejszą sprawą przy rozliczaniu kaucji po zakończeniu najmu, jest przestrzeganie zapisu umowy, który brzmi:

Kaucja nie może być przeznaczona na poczet opłat za ostatni miesiąc najmu.

Bardzo ważne jest to, aby nie dać się namówić na złamanie tej zasady. Skutki takiego postępowania mogą być zaskakująco kosztowne, gdy już odkryjemy jakich zniszczeń dokonali najemcy w naszym mieszkaniu.

Przejdźmy do kwestii rozliczenia. Na zwrot wpłaconych wcześniej pieniędzy mamy 30 dni od daty zdania mieszkania przez najemcę. Rozpoczynając odbiór lokalu, za pomocą protokołu zdawczo-odbiorczego, sprawdzamy dokładnie stan naszej nieruchomości. Następnie, kontrolujemy czy nie ma żadnych zaległości we wcześniej wymienionych opłatach. W obydwu przypadkach, jeżeli jest taka potrzeba, odliczamy odpowiednią kwotę z kaucji. Zamiast wyceniać ewentualny remont w ciemno, najlepiej wykonać go w ciągu tych 30 dni i opłacić bezpośrednio z kaucyjnych pieniędzy. Dopiero gdy wszystko zostanie załatwione, przelewamy byłym lokatorom pozostałą sumę.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o samym dokumencie rozliczeniowym, niezbędnym do przekazania mieszkania nowym lokatorom, zapraszamy do artykułu: Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – opis oraz wzór dokumentu.

Została nam jeszcze kwestia rzadko poruszanego tematu waloryzacji. Wedle ustawy, jeżeli czynsz w trakcie najmu uległ podwyższeniu, po rozwiązaniu stosunku najmu kaucja powinna zostać zwrócona w stopniu podwyższonym proporcjonalnie do czynszu. O ile oczywiście nie nastąpią z niej żadne potrącenia na rzecz wynajmującego. Co ciekawe, działa to tylko w jedną stronę. W przypadku zmniejszenia czynszu, kaucja ma zostać zwrócona w pierwotnej wysokości.

Istnieje bardzo skuteczny sposób na zabezpieczenie się przed taką sytuacją. Nieruchomości mieszkalne należy wynajmować tylko na czas określony i nigdy nie na dłużej niż 12 miesięcy. Nowy rok najmu, nowa umowa, nowa wysokość czynszu, nowa wysokość kaucji.

Konsekwencje podatkowe

Co do zasady, kaucja za wynajem mieszkania nie podlega pod podatek dochodowy, ani podatek VAT. Pobieranie kaucji, zwracanej po zakończeniu umowy, nie jest obrotem i nie powoduje obowiązku podatkowego. Problem pojawia się wtedy, gdy kwota gwarancyjna zostanie wykorzystana przez wynajmującego do usunięcia jakiejś usterki jeszcze w trakcie najmu, lub do rozliczeń w momencie rozwiązania umowy. W takiej sytuacji środki z kaucji należy traktować podatkowo dokładnie tak samo jak bezpośredni czynsz od najemcy, wpłacony w momencie użycia przez nas pieniędzy kaucyjnych. Czynności remontowe, na które przeznaczymy te pieniądze, będą naszym kosztem, dlatego też cała operacja będzie dla nas podatkowo neutralna.

Należy bezwzględnie pamiętać, aby nie obracać przechowywanymi przez nas środkami pieniężnymi pobranymi na poczet kaucji.  Takie działanie wskazuje na to, że posiadamy swobodę w dysponowaniu tą kwotą pieniężną. Co według Urzędu Skarbowego jest uzyskaniem przychodu w postaci niezapłaconych odsetek, które trzeba byłoby zapłacić w przypadku pozyskania kapitału o tej samej wartości z banku.

Kaucja za wynajem mieszkania powinna spełniać tylko i wyłącznie rolę gwarancyjno-zabezpieczającą i pozostawać w stanie nienaruszonym przez cały okres trwania umowy. Lepiej stosować się do tej reguły i nie narażać się niepotrzebnie na konsekwencje podatkowe.

Więcej o tym, jak podejść do kwestii podatkowych związanych z wynajmowaniem nieruchomości mieszkalnych, w artykule: Podatek od wynajmu mieszkania – zasady ogólne vs ryczałt.

Dziękujemy za zapoznanie się z naszym tekstem. Jeżeli masz jakiekolwiek uwagi bądź pytania dotyczące tematu poruszanego w niniejszym artykule, prosimy o umieszczenie ich w komentarzu poniżej. Nie zapomnij również zapisać się na nasz newsletter oraz polubić fanpage na Facebook-u.

Komentarze

  • Edmund 9 stycznia 2018, 22:23

    Jak w takim razie przechowywać kaucję, aby nie narazić się na zarzut obrotu?

    • Jak Wynajmować Mieszkanie 13 stycznia 2018, 17:35

      Najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie kaucji na oddzielnym rachunku bankowym, który będzie nam służył wyłącznie do tego celu.